Belegnummerierung Faktura und Kreditor

[Peter von Deschwanden]

Ich verwende die Zusatzmodule Faktura und Kreditor. Da diese Module die Belegnummerierung selber vornehmen kann mein bisheriges System der fortlaufenden Belegnummerierung nicht mehr eingehalten werden. Somit verliere ich langsm den Überblick. Auch in Hinsicht auf eine Revision finde ich das unglücklich.
Hat jemand einen Vorschlag, wie ich das Problem in den Griff bekomme?

[Urs Wüest]

Es ist tatsächlich so, dass diese beiden Module die Belegnummern selbst vergeben.

1) Kreditoren-Modul
Ausgangslage: Beim Zeitpunkt der Verbuchung des Vergütungsauftrags überprüft AgroOffice, welches die zuletzt verwendete Belegnummer im Jounal ist und verwendet die darauf folgende Nummer als nächste Belegnummer.

Um das 'Durcheinander' der unterschiedlichen Belegnummern zu reduzieren, können Sie in den Einstellungen in der Finanzbuchhaltung unter <Einstellen / Grundeinstellungen / Buchen> durch Klick auf <Beleg-Nummerierung> all Ihren Geldkonti einen einmaligen Nummernkreis zuweisen (Bsp: Kasse=1-1000 ; Agrarkonto=1001-2000). Somit sind zumindest die Nummernkreise der einzelnen Geldkonti abgegrenzt.

Nun bleibt 'nur' noch das Problem zu lösen, dass die Reihenfolge der Belegnummern auf dem Geldkonti mit dem Buchungsdatum der Bank/Post übereinstimmen. Dies können Sie entweder dadurch lösen, dass Sie pendente Vergütungsaufträge erst verbuchen, wenn Sie andere Bewegungen (alle Buchungen mit Ausnahme der Vergütungsaufträge), die vor dem Valutadatum des e-Banking-Auftrages liegen, normal in die FIBU einbuchen und den Vergütungsauftrag erst verbuchen lassen, wenn er aufgrund des Datums an der Reihe ist.

Es gibt jedoch noch eine viel elegantere Lösung: verwenden Sie unser Modul 'Kontendatenabgleich', welches Bestandteil von eBanking ist: in diesem Modul buchen Sie nämlich einfache Zeile um Zeile, und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine 'normale' Einnahme oder Ausgabe handelt, oder aber um einen Vergütungsauftrag (der automatisch als solcher erkannt und verbucht wird). Das Modul 'Kontodatenabgleich' regelt die Belegnummern automatisch.

2) Faktura
Die Belegnummern von Buchungen aus AgroFaktura sind von den restlichen Buchungen klar abgegrenzt. Sie setzen sich aus <Absender-Nr> sowie <Rechnungs-Nummer> zusammen. Mir ist nicht ganz klar, was daran unklar für die Übersicht oder Revision sein sollte? Können Sie dies nochmals genauer erklären?

Helfen Ihnen diese Tipps weiter oder habe ich Ihre Frage gar missverstanden?

[Peter von Deschwanden]

1) Kreditoren-Modul

Die Lösung mit dem Kontendatenabgleich finde ich gut.

2) Faktura

Wenn ich alle Belege des entsprechenden Bankkontis chronologisch im Ordner ablege sieht die Belegnummerierung z.B. folgendermassen aus: 2029; 2030; 2-48; 2031; 2032; 2-46; 1-157; 2033 .....
Suche ich nun den Beleg Nummer 2030 weiss ich, dass der Beleg nach der Nummer 2029 zu finden ist. Suche ich jedoch den Beleg 2-46 weiss ich nicht genau wo ich ihn finden kann.

Für mich ist ein schneller Zugriff auf die einzelnen Belege wichtig. Muss ich allenfalls mein System der Belegablage ändern? Ich bin dankbar für gute Tipps.

[Urs Wüest]

Wir empfehlen, einen eigenen Ordner 'Eigene Rechungen' anzulegen und darin die Rechnungskopien (Belege) abzulegen. Anhand der Belegnummer ist sofort ersichtlich, dass es sich um eine Rechnung aus AgroFaktura handelt ==> der Ablageort dieses Beleges ist folglich sofort bekannt.

Sofern Sie die Belege nichts desto trotz im selben Ordner ablegen möchten, empfehlen wir Ihnen unter <Einstellen | Grundeinstellungen | Journal: aktives Register festlegen> die Option 'Datum' auszuwählen. Durch diese Einstellung werden die Einträge im Journal neu nach Datum sortiert. Auch so müssten Sie eigentlich den entsprechenden Beleg im Nu finden...

Können Sie sich eine dieser Möglichkeiten vorstellen?